Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers. Het blijft echter wel een lastig onderwerp. Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren met reiskosten, cursussen, vergoedingen of personeelsfeestjes? Het is lastig om dit allemaal op de juiste manier te administreren.

Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met € 400.000,- plus 1,18 procent van het restant van de loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Hier wordt dus geen loonbelasting over betaald. Er wordt een eindheffing van 80 procent betaald over alles wat boven de vrije ruimte wordt besteedt. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Er zijn nog andere mogelijkheden, namelijk:

• Intermediaire kosten;
• Een gerichte vrijstelling;
• Nihil waardering;
• Kosten binnen de vrije ruimte;
• Kosten buiten de vrije ruimte.

Intermediaire kosten

Wanneer een medewerker voor de werkgever kosten heeft gemaakt heet dit intermediaire kosten. Denk hierbij aan een zakelijke lunch, parkeerkosten of een relatiegeschenk die je medewerker voorschiet. Deze kosten worden uiteindelijk bij jou gedeclareerd. Hier hoeft geen belasting over betaald te worden omdat het niet gezien wordt als loon. Deze regel geldt echter niet wanneer een medewerker het voorschot gebruikt voor hemzelf.

Een gerichte vrijstelling

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn door de belastingdienst vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van je vrije ruimte en kunnen dus ook onbelast vergoed worden. De volgende zaken vallen onder de gerichte vrijstellingen: kilometervergoeding (tot 19 cent per kilometer), zakelijke overnachtingen, treinkaartjes, laptops, cursussen en opleidingen, vergoedingen voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en maaltijden bij overwerk of koopavonden.

Nihil waardering

Nihil waardering wordt gezien als vergoeding voor voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek. Dit gaat niet ten koste van de vrije ruimte en hier hoeft ook geen belasting over betaald te worden. Wat belangrijk is bij nihil waarderingen, is dat het wel om loon in natura moet gaan en niet om vergoedingen in geld. Voorbeelden van nihil waarderingen zijn: inrichting van de werkplek, apparatuur, smartphones, bedrijfskleding, Arbovoorzieningen en consumpties.

Vergoeding valt binnen de vrije ruimte

Wanneer de vergoeding niet in de bovenste categorieën valt, noemen wij dit vergoedingen ten laste van forfait. Dit zijn vergoedingen als personeelsfeestjes, personeelsreisjes, maaltijdvergoedingen en kerstpakketten. Over vergoedingen ten laste van forfait wordt wel belasting betaald, maar niet over het gehele bedrag. Wanneer de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het wel vrijgesteld van belasting. Zoals eerder benoemd, wordt de vrije ruimte bepaald op basis van basis van 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van de loonsom.

Vergoeding valt buiten de vrije ruimte

Wanneer het bedrag aan vergoedingen boven de vrije ruimte komt, geef je meer uit dan de norm. Over dit deel moet dan belasting betaald worden. Dit is dan ook veel belasting, aangezien dit in de vorm van een eindheffing van 80 procent is.

Krijg je als werkgever een eindheffing in verband met het overschrijden van de vrije ruimte? Dan kan de eindheffing tegelijk aangegeven worden met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Medewerkers verlonen op basis van payroll? Dan kan bij payroll select. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie. Wij staan jou graag te woord.