Wat is payroll

Wat is payroll?

De meeste ondernemers die medewerkers verlonen met een payrollovereenkomst, doen dat om het juridisch werkgeverschap en de personeelsadministratie uit handen te geven. Maar wat is payroll nou precies?

Verlonen op payrollbasis heeft aantal belangrijke voordelen. Zo ben jij als ondernemer vrij van werkgeversrisico’s en -plichten. Jij hoeft je dus niet meer bezig te houden met de personeelsadministratie en draait niet op voor de kosten van doorbetaling bij ziekte of arbeidsongeschiktheid en hoeft geen (ontslag)vergoedingen uit te keren. Het enige waar jij nog verantwoordelijk voor bent is de werving & selectie en het aansturen van de werknemers. Jij bepaalt wat een werknemer gaat verdienen (conform cao), doet de functionerings- en beoordelingsgesprekken en beslist of contracten worden verlengd of niet.

Kortom, met payrolling werf en begeleid je zelf jouw medewerkers en de rest besteed je uit. Om een volledig antwoord te geven op de vraag ‘wat is payroll?’ leggen we je graag meer uit!

Wat is de betekenis van payroll?

De letterlijke vertaling vanuit het Engels van payroll (ook wel payrolling) is ‘loonlijst’. Maar in Nederland wordt het vooral gebruikt als benaming voor het uitbesteden van de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap van medewerkers. Maar hoe ziet zo’n payrollconstructie er nou precies uit? De ondernemer selecteert zelf zijn medewerkers en vraagt een gecertificeerd payrollbedrijf om hen in dienst te nemen. De werknemer staat dus op de loonlijst van het payrollbedrijf. Vervolgens worden zij ingeleend, net als bij uitzenden of detacheren. De makkelijkste uitleg van payrollen is dan ook: uitzenden zonder werving.

Wat doet een payrollorganisatie?

Nu je weet wat payroll is, is het ook handig om te weten wat een payrollorganisatie voor een ondernemer doet. Een payrollorganisatie neemt een hoop werk van ondernemers uit handen. Maar let goed op: niet bij elke organisatie zitten dezelfde voorwaarden en diensten bij de prijs (=omrekenfactor) inbegrepen. Is payroll select het bedrijf waarmee je wil gaan samenwerken? Bij ons zitten de volgende verantwoordelijkheden en diensten bij de omrekenfactor inbegrepen:

  • Het juridisch werkgeverschap
  • Opstellen en tekenen van arbeidscontracten
  • Tijdig uitbetalen van het salaris
  • Premies en loonbelastingen afdragen volgens de laatste wet- en regelgeving
  • Loonkosten voorfinancieren
  • Loonstroken verstrekken
  • Ziek- en betermeldingen verwerken
  • Registratie van de gewerkte uren
  • Versturen van jaaropgaves
Voordelen

De voordelen van payrolling bij payroll select

Salaris uitbetalen

Wij verzorgen jouw salarisadministratie en betalen de medewerkers correct en snel uit.

Premies en loonbelastingen afdragen

Wij dragen de premies en loonbelastingen af volgens de laatste wet- en regelgeving. De WKA-verklaring die u op onze website vindt, dient als bewijs voor goed betaalgedrag.

Loonkosten voorfinancieren

Wij financieren de loonuitbetaling voor, zodat medewerkers gegarandeerd uitbetaald krijgen. Ook wanneer klanten jou een keer (te) laat betalen.

Loonstroken verstrekken

Wij verwerken onder meer de loonmutaties en loonaangiften en verstrekken de loonstroken en jaaropgave.

Ziek- en betermeldingen verwerken

Wij rapporteren ziek- en betermeldingen, bespreken de verwachte verzuimduur en maken afspraken over het herstel.

Doorbetalen bij ziekte

De medewerker wordt door ons doorbetaald, jij hoeft niets meer te betalen en kunt dus een vervanger regelen.

Welke verantwoordelijkheden zijn voor de inlener bij een payrollconstructie?

De payrollorganisatie neemt dus alle juridische verplichtingen over zoals salaris uitbetaling, arbeidscontracten, versturen van jaaropgaves, betalen van premies, versturen van loonstroken, risico van ziekte etc. Maar de inlener heeft wel degelijk verantwoordelijkheden. Volgens de Arbowet is de inlener verantwoordelijk voor het toezicht op de werkvloer en de werkomstandigheden van de payrollmedewerker. Daarnaast moet de inlener waken over de gezondheid en veiligheid van zowel zijn vaste medewerkers als de payrollmedewerker.

Verschil tussen materiële, formele en juridische werkgever

Er is een belangrijk verschil tussen de materiële werkgever enerzijds en de juridische/ formele werkgever anderzijds. De payrollonderneming is op papier de werkgever, maar het is de opdrachtgever (inlener) die het gezag uitoefent. Het makkelijkste is om dit uit te leggen aan de hand van een voorbeeld.

Een orderpicker voert taken uit voor bedrijf Y, maar bedrijf X betaald de orderpicker uit en zorgt voor bijvoorbeeld de opbouw van vakantiegeld en pensioen.

Materiële werkgever

In dit voorbeeld wordt de inlener (bedrijf Y) gezien als de materiële werkgever. De inlener heeft het materiële werkgeverschap omdat de payrollmedewerker daar zijn werkzaamheden uitvoert. De inlener heeft dan ook dagelijks toezicht (gezag), dit is relevant voor de Arbowet. In de praktijk lijkt er op de werkvloer geen onderscheid tussen eigen medewerkers en payrollmedewerkers. De materiële werkgever heeft echter geen arbeidsovereenkomst getekend met de orderpicker, dit heeft bedrijf X gedaan, de juridisch werkgever.

Juridisch werkgever

De payrollorganisatie (bedrijf X) is verantwoordelijk voor de salarisadministratie en de loonuitbetaling aan de payrollmedewerker. Daarmee draagt zij als juridisch werkgever (=formele werkgeverschap) ook de verantwoordelijkheid van alle verplichte werkgeverslasten, bijvoorbeeld het doorbetalen van loon bij ziekte, eventuele ontslagkosten en verzekeringen voor arbeidsongeschiktheid en pensioen.

De, in dit voorbeeld genoemde, orderpicker merkt hier niks van en wordt keurig op de uitbetaaldata uitbetaald.

Bijkomstigheden van een payrollbedrijf inhuren

Wil je samenwerken met een payrollbedrijf? Dan is het goed om te weten dat een payrollmedewerker altijd onder de cao valt die binnen jouw bedrijf geldend is. Dit is verplicht sinds 1 januari 2020, de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Daarnaast zijn alle primaire, secundaire & tertiaire voorwaarden die in de beschreven cao vermeld staan van toepassing. Een payrollmedewerker heeft bijvoorbeeld recht op hetzelfde aantal vakantiedagen, een fietsplan of een eventuele 13e maand. Een payrollmedewerker heeft ook recht op dezelfde pensioenopbouw als die van vaste medewerkers.

Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)

Tot januari 2020 waren uitzenden en payrollen in juridische zin gelijk. Ze vielen tot die datum beide onder de wettelijke definitie van de ‘uitzendovereenkomst’. Daarom golden ook bij payrolling de flexibele regels van het uitzenden. De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is op 1 januari 2020 ingetreden. Op dat moment zijn de regels rond arbeidscontracten en ontslag veranderd. Doel van de Wet arbeidsmarkt in balans: de kloof tussen vaste contracten en flexibele contracten kleiner maken. Daardoor hebben payrollwerknemers meer zekerheid gekregen. Ook is het voor werkgevers nu aantrekkelijker om een vast contract aan te bieden.

Van payrolling is sprake als aan beide van de volgende twee criteria wordt voldaan.

  • De payrollwerkgever heeft niet zelf vraag en aanbod bij elkaar gebracht, dit heet ook wel de allocatiefunctie. Zoals beschreven werf en selecteer jij zelf jouw medewerkers.
  • De arbeidskracht mag alleen met toestemming van de inlener elders worden geplaatst, de zogeheten exclusiviteitsclausule. Een payrollorganisatie mag niet zonder jouw toestemming de payrollmedewerkers bij een ander bedrijf tewerkstellen. Er geldt een ‘exclusieve terbeschikkingstelling van de arbeidskracht aan de opdrachtgever’.

Payrollbedrijven en certificeringen

Als je zoekt naar een organisatie om een payrollconstructie mee aan te gaan, gaat je voorkeur natuurlijk uit naar een bedrijf die alles volgens de wet- en regelgeving geregeld heeft. Zorg dat je hier voorafgaand goed over geïnformeerd bent! Staat het niet op de website? Vraag er dan naar tijdens jullie kennismaking. Ga nooit in zee met een payrollbedrijf die de certificeringen niet op orde heeft!

Payroll select bezit alle certificeringen

Al ruim 22 jaar is payroll select een betrouwbare payrollpartner. Je kunt bij ons terecht voor al je HR-vraagstukken! Hier zijn we immers in gespecialiseerd. Wij beschikken over alle certificeringen zoals, NBBU lidmaatschap, NEN4400-1 certificering en SNA-keurmerk. Wij zijn transparant en bieden altijd hoge kwaliteit! !

Conclusie: wat is payroll?

Hopelijk is na het lezen van dit artikel de vraag: “wat is payroll?”, beantwoord. Een payrollorganisatie neemt alle juridische verplichtingen van een ondernemer over. Hierdoor weet je als ondernemer zeker dat alles volgens de regels geregeld is en kun jij je focussen op wat echt belangrijk is! Meer informatie over payrollen? Lees hier alles over verlonen op payrollbasis. Liever samen een payrollconstructie op maat maken? Kom in contact met een van onze experts!

Direct contact

Persoonlijk advies

Wil jij meer informatie over het verlonen met een payrollconstructie? Of liever samen een payrollconstructie op maat maken? Kom in contact met een van onze experts! Bel ons direct op 0570 – 850 555 of plan een terugbelverzoek in via ondertaande button. Onze experts staan voor je klaar!