24-01-2022

Medwerker aannemen: waar moet ik aan denken?

Wil jij weten waar je mee te maken krijgt als je personeel gaat aannemen? Wij vertellen je alle stappen die je moet doorlopen als het gaat over het aannemen van Nederlands personeel. Let op: bij het inhuren van buitenlands personeel krijg je te maken met aanvullende of afwijkende regels.

1. Werving en selectie

Het aannemen van een medewerker begint natuurlijk met de werving en selectie. Je zoekt naar de juiste medewerker voor jouw openstaande vacature. Dat begint met het schrijven van een goede vacaturetekst en het plaatsen op het juiste kanaal. De ontvangen reacties moeten worden gefilterd en er moeten sollicitatiegesprekken worden gevoerd. Heb je een geschikte kandidaat gevonden? Gefeliciteerd.

2. Voor het eerst iemand aannemen?

Neem je voor het eerst iemand in dienst? Dan moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt een formulier waarmee jij aan de verplichting voor de loonheffing voldoet. Jij ontvangt vervolgens een loonheffingsnummer, een aangiftebrief en een brief over de Whk.

Heb je al mensen in dienst? Geef veranderingen in de personeelsbezetting altijd door aan KVK.

3. Controleren identiteit

Wanneer een medewerker wordt aangenomen, moet zijn/haar identiteit voor de eerste werkdag worden gecontroleerd aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Hier bewaar jij een exemplaar van in je loonadministratie (punt 6).

4. Arbeidscontract afsluiten

Een arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer. Wij adviseren om een arbeidsovereenkomst schriftelijk te sluiten en hier dingen in op te nemen als: het salaris, (eventueel) toepasselijke cao, werktijden, pauzetijden, pensioenregeling, vakantiedagen etc. Uiteraard staan hier ook de basisgegevens in als: naam en woonplaats van werkgever en werknemer, de plaats van arbeid, de functie van de werknemer, duur van het contract, lengte van de proeftijd en een opzegtermijn.

Sluit je een arbeidscontract toch mondeling af? Dan ben je verplicht binnen 1 maand nadat de medewerker is begonnen alsnog een aantal zaken schriftelijk vast te leggen. Om ongeregeldheden te voorkomen, is het advies direct een schriftelijk contact af te sluiten.

5. Verzekeringen

Een werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is hij niet verzekerd? Dan sluit het Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet de premie door de werkgever worden afgedragen aan het Zorginstituut Nederland. Daarnaast krijg je als werkgever te maken met een aantal wettelijk verplichte verzekeringen voor werknemers. Ziektewet (ZW), Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO), Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), Wet arbeid en zorg (WAZO) en de Werkeloosheidswet (WW). De premies moeten worden afgedragen volgens de laatste wet- en regelgeving.

6. Loonadministratie

Feestdagen kunnen van invloed zijn op een betalingstermijn. Een wettelijk gestelde termijn die op een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag eindigt, Je bent als werkgever verplicht om een loonadministratie bij te houden. Dit kan je zelf doen met een softwarepakket, maar je kan het ook uitbesteden. De loonadministratie bestaat o.a. uit formulieren en berekeningen omtrent de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Je bent verplicht de werknemer van een loonstrookje te voorzien bij de eerste loonbetaling. En vervolgens als er iets verandert in het loon of de inhoudingen zoals premies, sociale lasten of pensioen.

7. Houden aan de wet

7.1 Het Burgerlijk Wetboek

In het Burgerlijk Wetboek staat regels over bijvoorbeeld proeftijd, vakantie, opzegtermijn en ontslag. Als hiervan bij cao of arbeidsovereenkomst mag worden afgeweken, dan is dat vermeld. Als dat niet is aangegeven, is het niet mogelijk.

7.2 Arbowet

Een werknemer in Nederland moet veilig en gezond kunnen werken. Dat is vastgesteld in de Arbowet: arbeidsomstandighedenwet. Deze wet verplicht een werkgever om minimaal een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener. Daar staat o.a. in bij welke taken je verplicht bent een arbodienstverlener of bedrijfsarts in te schakelen.

7.3 Arbeidstijdenwet

In de arbeidstijdenwet staan regels over werktijd en rusttijden.

7.4 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag

Iedere werknemer vanaf 21 jaar heeft in Nederland recht op ten minste het wettelijk minimumloon en minimumvakantiebijslag. Tussen de 15 en 22 jaar dien je rekening te houden met het minimumjeugdloon. Dit is vastgelegd in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Je moet als werkgever zorgen dat je medewerker het afgesproken loon ontvangt. De arbeidsovereenkomst regelt wanneer. Dit kan je zelf doen, maar kan je ook uitbesteden.

7.5 Wet arbeid en zorg

In de Wet arbeid en zorg staat informatie over bijvoorbeeld een aantal verlofregelingen waar een werknemer recht op heeft. Denk aan het zorgverlof.

Wel de lusten, niet de lasten?

Zoals je ziet zijn er aardig wat zaken die je moet regelen voordat je een medewerker in dienst kan nemen. En de wet- en regelgeving veranderen regelmatig. Wil jij wel een medewerker aannemen, maar niet alle bovenstaande administratieve rompslomp regelen? Laat je medewerker verlonen via payroll select. Dan weet je zeker dat alles goed, volgens de laatste wet- en regelgeving, geregeld is. Wij zijn hét verlengstuk voor jouw bedrijf als het gaat om personeelszaken. Zo heb jij de rust en focus om je volledig om je bedrijf te richten. Meer informatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan je graag te woord.